Van Excel naar een proces dat niet omvalt
Excel is het beste gereedschap dat er is om snel iets uit te rekenen of een lijst te maken. Het wordt pas een probleem als een bestand de plek wordt waar het werk zelf woont, want dan hangt een proces aan iets dat nooit is bedoeld om door meerdere mensen tegelijk gebruikt te worden.
Waar een bestand ophoudt te werken
Bij de tweede gebruiker. Zodra twee mensen hetzelfde bestand nodig hebben, ontstaan er versies, en vanaf dat moment is de vraag welke de goede is een dagelijks terugkerend gesprek. Dat lossen mensen op met afspraken, en die afspraken werken tot iemand ze een keer vergeet.
En bij de eerste uitzondering die niet in een kolom past. Dan komt er een opmerking in een cel, een kleurtje, of een tabblad ernaast, en daarmee is het bestand alleen nog te begrijpen door degene die het heeft gemaakt.
- Versies zodra er twee gebruikers zijn
- Uitzonderingen in kleurtjes en opmerkingen
- Geen spoor van wie wat wanneer veranderde
Waarom vervangen niet vanzelf helpt
Omdat het bestand meestal het symptoom is en niet de oorzaak. Er is een stap in het proces die nergens anders past, en Excel is de plek waar hij is beland omdat Excel alles toelaat.
Zet je daar een pakket voor in de plaats zonder die stap te begrijpen, dan krijg je een pakket plus een nieuw Excel-bestand ernaast voor de dingen die niet pasten. Dat is twee keer betalen voor hetzelfde probleem.
Wat er dan wel gebeurt
Eerst uitzoeken waarom dat bestand bestaat en welke vraag het beantwoordt. Soms blijkt het een rapportage te zijn die uit twee systemen samenkomt; dan is het antwoord een koppeling en geen nieuw scherm.
Soms blijkt het een stap te zijn die nergens is ondergebracht omdat niemand hem bezit. Dan is het antwoord een afspraak over eigenaarschap, en pas daarna de techniek.
En soms kan het bestand gewoon blijven. Een spreadsheet die één persoon gebruikt om iets uit te rekenen is prima; de regel is niet dat Excel weg moet maar dat er geen proces aan mag hangen.
Veelgestelde vragen
Wij draaien bijna alles op Excel. Waar begin je?
Bij het bestand waar de meeste mensen aan zitten, want daar zitten de versieproblemen. Dat is meestal ook het bestand dat het meeste misverstand veroorzaakt.
Is Google Sheets een oplossing?
Het lost het versieprobleem op en niet het rest. Tegelijk werken is prettig, maar een spoor van wijzigingen, rechten per rij en een koppeling met je andere systemen krijg je er niet mee.
Hoe weten we of een bestand gevaarlijk is?
Vraag wat er gebeurt als het morgen weg is. Als het antwoord verder gaat dan ongemak, hangt er een proces aan dat ergens anders hoort.
Moet er dan een pakket komen?
Niet per se. Soms is het een koppeling, soms een afspraak en soms een klein stukje maatwerk. Wat het wordt blijkt pas als duidelijk is waarom dat bestand bestaat.
Benieuwd welk bestand bij jullie te veel draagt?
Een half uur. Geen verkooppraatje. We kijken samen naar de huidige situatie en bepalen wat een logische eerste stap is.