Wie is eigenaar van welke data?
Zodra twee systemen hetzelfde gegeven bijhouden, moet iemand bepalen welke van de twee gelijk heeft. Dat klinkt als een technische vraag en is het niet: het is een besluit over wie waarover gaat. Wordt het niet genomen, dan neemt de techniek het stilzwijgend, en meestal op de verkeerde manier.
Waar het zichtbaar wordt
Bij de eerste koppeling. Twee kanten houden een adres bij, allebei is het gewijzigd, en de koppeling moet kiezen. Wie dat besluit niet neemt, krijgt de keuze van degene die de koppeling bouwde, en die kende het bedrijf niet.
Het wordt ook zichtbaar in rapportages die niet kloppen. Als twee systemen een eigen klantnummer uitdelen, telt elk overzicht sommige klanten dubbel. Dat is geen rapportagefout maar een eigenaarschapsfout die zich later openbaart.
- Twee systemen die hetzelfde veld bijhouden
- Geen afspraak wie wint bij een conflict
- Eigen nummering aan beide kanten
Hoe je het besluit neemt
Door te kijken waar het gegeven ontstaat en wie er last van heeft als het fout staat. Een leveradres ontstaat bij de order en de magazijnmedewerker heeft er last van; dan is het ordersysteem leidend en niet de boekhouding.
En door het klein te houden. Je hoeft niet voor elk veld een eigenaar aan te wijzen, alleen voor de velden die op meer dan één plek leven. Dat is in de meeste bedrijven een lijstje van tien tot twintig, en dat is een middag werk.
Waarom het zelden gebeurt
Omdat het niemands taak is en het geen storing veroorzaakt. Het probleem blijft onzichtbaar tot er iets gekoppeld of samengevoegd moet worden, en dan is het opeens urgent en duur.
En omdat het een gesprek vraagt waarin iemand iets moet loslaten. De afdeling die het adres altijd zelf bijhield, moet het voortaan overnemen uit een ander systeem. Dat is geen technische migratie maar een afspraak, en die houdt alleen stand als hij ergens staat.
Het goede nieuws is dat zo'n besluit maar één keer genomen hoeft te worden en daarna elk volgend project goedkoper maakt. Wie het overslaat, voert dezelfde discussie bij elke koppeling opnieuw, met elke keer een andere uitkomst.
Veelgestelde vragen
Is dit niet iets voor grote bedrijven?
Het woord data-eigenaarschap klinkt zo, de praktijk niet. Zodra je twee systemen hebt die dezelfde klant kennen, heb je deze vraag al, of je hem nu stelt of niet.
Hoeveel werk is dit?
Het lijstje maken is meestal een middag. De gesprekken erover duren langer, want daar zit het echte werk: iemand moet iets loslaten.
Wat als we het niet eens worden?
Dan is dat een besluit voor de directie en geen technisch vraagstuk. Een koppeling bouwen voordat die knoop door is, bouwt de onenigheid in.
Waar leg je het vast?
Ergens waar een nieuwe collega het vindt, en liefst zo dicht mogelijk bij het systeem zelf. Een losse notitie in een map overleeft de eerste reorganisatie niet.
Benieuwd welke velden bij jullie dubbel leven?
Een half uur. Geen verkooppraatje. We kijken samen naar de huidige situatie en bepalen wat een logische eerste stap is.