Rapportages die niemand vertrouwt
Er is een maandrapportage. Iemand maakt hem, het kost een dag, en in de vergadering gaat het vervolgens over de vraag of het getal wel klopt. Dat is geen onwil: iedereen weet dat de omzet uit het ene systeem komt, de uren uit het andere, en dat er ergens een filter staat waar niemand meer de herkomst van kent.
Waarom een cijfer zijn gezag verliest
Een getal is pas te vertrouwen als duidelijk is waar het vandaan komt. Zodra het uit drie exports is samengesteld, met de hand is bijgewerkt en in een tabblad staat dat vorige maand ook al is aangepast, kan niemand die vraag meer beantwoorden. Dan wordt het een mening.
Het gevolg is subtiel. Er wordt niet minder vergaderd, er wordt alleen minder besloten. Men wacht op het volgende cijfer, of men vraagt om een extra uitdraai, en ondertussen stuurt iedereen op gevoel. Dat gevoel is vaak nog goed ook, maar het schaalt niet mee als het bedrijf groeit.
- De herkomst van een getal is niet meer na te lopen
- Handmatige stappen tussen bron en rapport
- Twee systemen die hetzelfde anders tellen
Meestal ligt het niet aan het rapport
De verleiding is om een beter dashboard te kopen. Dat helpt zelden, want het probleem zit ervoor: als dezelfde klant in twee systemen anders heet, telt elk dashboard hem twee keer. Een mooier scherm maakt dat alleen sneller zichtbaar.
Wat wel helpt is afspreken waar een cijfer ontstaat en zorgen dat de rest het overneemt in plaats van opnieuw berekent. Daarna is het rapport bijna bijzaak; het leest dan gewoon voor wat er al staat.
Hoe je merkt dat het goed zit
Aan de vergadering. Als het over het cijfer zelf gaat in plaats van over de vraag of het klopt, is het gelukt. En aan de tijd: een maandrapportage die een dag kost is een rapportage die iemand maakt, niet een die er is.
Er is ook een hardere toets. Vraag twee mensen onafhankelijk hetzelfde getal op te zoeken. Komen ze bij een ander antwoord uit, dan is er geen rapportageprobleem maar een bronprobleem.
Veelgestelde vragen
Hebben we een datawarehouse nodig?
Soms, maar het is zelden de eerste stap. Voor de meeste MKB-bedrijven is het genoeg om af te spreken waar een gegeven ontstaat en de rest het te laten overnemen. Een warehouse erbovenop lost een probleem op dat je dan niet meer hebt.
Kunnen we onze huidige rapportage houden?
Vaak wel. Als de cijfers eronder kloppen, is het scherm waar je ze in leest een kwestie van voorkeur. Dat is ook de goedkoopste volgorde: eerst de bron, dan pas het plaatje.
Hoe lang duurt het voordat cijfers betrouwbaar zijn?
Dat hangt af van hoeveel systemen er meetellen en hoe ver ze uit elkaar lopen. Het begint met in kaart brengen welk getal waar vandaan komt; daarna weet je wat er nodig is.
Wat als twee systemen het echt anders tellen?
Dan is dat een besluit en geen technisch probleem: iemand moet kiezen welke telling de juiste is. Dat gesprek hoort eerder plaats te vinden dan de koppeling, anders bouw je de onenigheid in.
Benieuwd waar jullie cijfers vandaan komen?
Een half uur. Geen verkooppraatje. We kijken samen naar de huidige situatie en bepalen wat een logische eerste stap is.