Dezelfde gegevens meerdere keren invoeren
Een nieuwe klant wordt aangemaakt in het pakket waar de order binnenkomt. Daarna nog een keer in de boekhouding, want die trekt het er niet uit. En voor de zekerheid in een lijst die iemand ooit begon omdat het anders niet terug te vinden was. Drie keer dezelfde naam, drie keer een kans op een typefout, en geen van de drie is leidend.
Het sluipt erin, het wordt nooit besloten
Niemand heeft ooit bedacht dat een adres op drie plekken moest staan. Het is gegroeid: er kwam een systeem bij dat iets kon wat het vorige niet kon, en omdat niemand tijd had om ze te laten praten werd het overtypen de oplossing voor die week. Die week is nooit geëindigd.
Daarna wordt het gewoonte, en een gewoonte verdedigt zichzelf. Wie voorstelt het anders te doen krijgt te horen dat het zo prima werkt, en dat klopt ook: het werkt. Het kost alleen iemand elke dag een half uur.
- Er is nooit besloten welk systeem leidend is
- Overtypen begon als noodgreep en werd routine
- Het werkt, dus er is geen moment waarop het misgaat
Wat het werkelijk kost
Drie mensen die elk dertig minuten per dag overtypen is 375 uur per jaar. Dat is bijna een halve fte, en het zijn de uren van mensen die je juist bij klanten wilt hebben.
Daar komt het tweede bij, en dat is duurder: de fouten. Een adres dat op één plek is bijgewerkt en op de andere twee niet. Een order naar het oude bezorgadres. Een factuur naar een contactpersoon die er niet meer werkt. Dat kost geen half uur maar een telefoongesprek, een creditnota en een stukje vertrouwen.
Waarom één systeem niet vanzelf het antwoord is
De reflex is alles onderbrengen in één pakket. Soms kan dat, maar vaak is het een migratie van een jaar om een probleem op te lossen dat met een koppeling van een week weg is.
De vraag die eerst beantwoord moet worden is eenvoudiger: waar hoort dit gegeven thuis, en wie neemt het over. Zodra dat vaststaat volgt de techniek vanzelf. Welk antwoord daar bij jullie uit komt is niet vooraf te zeggen, en dat is precies waarom het begint met kijken.
Veelgestelde vragen
Hoe weten we welk systeem leidend moet zijn?
Door te kijken waar het gegeven ontstaat. Een adres ontstaat meestal bij de eerste order of het eerste contact, niet in de boekhouding. Dat is geen regel maar een vuistregel, en bij twijfel kijken we naar wie er last van heeft als het fout staat.
Kunnen oude systemen dit wel?
Vaker dan mensen denken. Een pakket zonder moderne koppeling heeft bijna altijd nog een export of een database eronder, en daaromheen valt een automatische stap te zetten. Of dat bij jullie opgaat blijkt zodra we erin kijken.
Moeten we dan stoppen met Excel?
Niet per se. Excel is prima om iets uit te rekenen of eenmalig te bekijken. Het wordt een probleem zodra het de plek wordt waar gegevens wonen die ook ergens anders wonen.
Wat levert het op?
Minder handwerk en minder fouten, en dat tweede is meestal het grootste. Hoeveel precies hangt af van hoeveel er nu dubbel gebeurt; dat brengen we in kaart voordat we iets bouwen.
Benieuwd hoeveel er bij jullie dubbel gebeurt?
Een half uur. Geen verkooppraatje. We kijken samen naar de huidige situatie en bepalen wat een logische eerste stap is.