Wat kost dubbel werk je per jaar?
Handmatig werk valt niet op omdat het nooit in één keer veel kost. Het is elke dag een paar minuten, verdeeld over mensen die er niet over klagen. Pas als je het optelt over een jaar krijg je een getal waar je iets mee kunt, en dat getal is meestal hoger dan iedereen had gedacht.
De som
Neem het aantal mensen dat de handeling doet, maal de minuten per dag, maal het aantal werkdagen. Drie mensen, dertig minuten, tweehonderdvijftig dagen: dat is 375 uur per jaar. Bijna een kwart fte, aan werk dat niemand had gekozen.
Dat is de ondergrens, want het meet alleen de handeling zelf. Het rekent de onderbreking niet mee, en ook niet de tijd die het kost om er weer in te komen. Wie dat erbij neemt, komt bij veel bedrijven op anderhalf keer dat getal uit.
- Aantal mensen maal minuten maal werkdagen
- De onderbreking telt niet mee en is reëel
- Fouten zijn duurder dan de handeling zelf
Wat de som niet laat zien
De fouten. Een adres dat op één plek is bijgewerkt en op de andere niet, kost geen minuten maar een verkeerde levering, een telefoongesprek en een creditnota. Dat gebeurt zelden, maar als het gebeurt kost het een veelvoud van het hele jaar aan overtypen.
En het soort werk. Uren die naar overtypen gaan zijn niet alleen uren; het zijn de uren van mensen die je liever bij klanten had. Dat verschil staat in geen enkele berekening en voel je wel in wie er blijft.
Wat je met het getal doet
Het afzetten tegen wat het kost om het weg te nemen. Een koppeling die een paar weken bouwen kost en daarna 375 uur per jaar bespaart, is een som die zichzelf uitlegt. Een die vier uur per jaar bespaart, niet.
Daarmee is het getal vooral een manier om te kiezen. De meeste bedrijven hebben vijf of zes van dit soort handelingen, en meestal is er één die veel groter is dan de rest. Die eerst.
Veelgestelde vragen
Hoe meet je dit zonder iedereen te laten klokken?
Vraag drie mensen een week lang bij te houden hoe vaak ze een handeling doen. Dat is nauwkeurig genoeg om te kiezen, en nauwkeuriger wordt het pas nuttig als je iets gaat afrekenen.
Onze mensen zeggen dat het meevalt.
Dat zeggen ze bijna altijd, en ze hebben per keer ook gelijk. Het is de optelsom die verrast, niet de losse handeling.
Wat als het werk niet verdwijnt maar verschuift?
Dat gebeurt vaak, en dat is prima zolang het naar iets gaat dat meer oplevert. De som is een hulpmiddel om te kiezen, geen belofte over personeel.
Wat kost het om dit weg te nemen?
Dat hangt af van de handeling en de systemen eromheen. Pas als duidelijk is wat er precies gebeurt, is daar een eerlijk antwoord op te geven.
Benieuwd wat jullie grootste handmatige stap kost?
Een half uur. Geen verkooppraatje. We kijken samen naar de huidige situatie en bepalen wat een logische eerste stap is.