Systemen koppelen voor een audit of certificering
Een certificering of een audit van een opdrachtgever vraagt zelden iets nieuws van je werk. Hij vraagt of je kunt laten zien dat het gebeurd is. Dat is een ander soort vraag, en veel bedrijven ontdekken op dat moment dat het bewijs wel bestaat maar over vier plekken verspreid ligt, deels in mailboxen en deels in iemands hoofd.
Waar het schuurt
Aantoonbaarheid vraagt een spoor: wie heeft wat gedaan, wanneer, en op basis waarvan. In de praktijk zit de handeling in het ene systeem, de goedkeuring in een mail en het bewijsstuk in een map op een netwerkschijf. Dat kun je allemaal vinden, maar het kost per vraag een uur.
Bij een audit worden niet een paar vragen gesteld maar tientallen, vaak met een steekproef. Dan is dat uur per vraag opeens een week, en die week valt in een periode waarin het gewone werk gewoon doorgaat.
- Het bewijs bestaat wel, maar verspreid
- Goedkeuringen zitten in mail in plaats van in het proces
- Een steekproef vermenigvuldigt het zoekwerk
Wat je vooraf regelt
Zorg dat de handeling en het bewijs op dezelfde plek ontstaan. Een afgetekende werkbon met de foto erbij is bewijs; diezelfde foto in een appgroep is dat niet, ook al is het dezelfde foto.
En leg vast wie wat mag. Veel normen vragen niet alleen wat er gebeurd is maar ook of degene die het deed daartoe bevoegd was. Dat is informatie die je systeem meestal al heeft en zelden laat zien.
Het derde is bewaartermijnen. Wat weg mag en wat moet blijven is per norm anders, en een systeem dat alles bewaart is net zo goed een probleem als een dat te snel opruimt.
Wat achteraf nog kan
Meer dan je denkt. Het bij elkaar brengen van wat er al is, levert vaak binnen weken een overzicht op waarmee je een audit doorkomt, ook als het onderliggende proces nog niet veranderd is.
Dat is wel een tussenoplossing. Zolang het bewijs achteraf verzameld moet worden, kost elke volgende audit opnieuw dat werk, en wordt de eerste keer dat iemand het vergeet een probleem.
Veelgestelde vragen
We hebben de audit over twee maanden.
Dan is bij elkaar brengen wat er al is de verstandigste route. Het proces veranderen onder tijdsdruk levert meer risico op dan het oplost.
Welke normen kennen jullie?
We zijn geen auditor en geven geen normadvies. Wat we wel doen is zorgen dat wat de norm vraagt uit je systemen te halen is, in samenwerking met degene die de norm bewaakt.
Moeten we hier software voor kopen?
Vaak niet. Meestal zit het bewijs er al in en is het de vindbaarheid die ontbreekt. Een extra pakket voegt dan een vijfde plek toe aan de vier die er al waren.
Wat levert het op buiten de audit?
Hetzelfde spoor is bruikbaar bij een klacht, een garantiekwestie of een discussie over meerwerk. Dat is vaak waardevoller dan het certificaat zelf.
Benieuwd of jullie bewijs bij elkaar te krijgen is?
Een half uur. Geen verkooppraatje. We kijken samen naar de huidige situatie en bepalen wat een logische eerste stap is.