Een softwarelandschap met meerdere vestigingen
Zolang alles op één adres gebeurt, worden veel dingen opgelost door even naar iemand toe te lopen. Een tweede vestiging haalt die mogelijkheid weg, en dan blijkt hoeveel van het proces eigenlijk uit dat lopen bestond. Niet de systemen gaan stuk, de afstemming eromheen gaat stuk, en dat voelt als twee bedrijven die toevallig dezelfde naam hebben.
Wat een tweede locatie blootlegt
Dat afspraken nergens stonden. Op één locatie werkt een gewoonte prima: iedereen heeft hem zien ontstaan en weet waarom hij zo is. Op de tweede locatie ontstaat een eigen gewoonte, want daar is niemand die de eerste heeft meegemaakt. Binnen een jaar zijn het twee werkwijzen, en als iemand dan vraagt hoe het bedrijf iets doet is er geen antwoord.
Daarnaast legt het bloot waar gegevens werkelijk wonen. Een voorraad die op papier klopte blijkt in twee hoofden te zitten. Een planning die werkte blijkt te leunen op het feit dat de planner de monteurs kent. Dat is geen van beide verkeerd, het is alleen niet overdraagbaar.
- Gewoontes die nergens zijn vastgelegd lopen uit elkaar
- Gegevens blijken op één locatie te wonen
- Rapportages tellen de vestigingen anders op
De verleiding om alles te kopiëren
De reflex is om de tweede vestiging exact zo in te richten als de eerste. Dat lijkt veilig, maar het kopieert ook alles wat er historisch is ingeslopen en wat op de eerste locatie alleen werkt omdat mensen de uitzonderingen kennen.
De tegenovergestelde reflex is net zo duur: de tweede vestiging zijn gang laten gaan omdat ze daar nu eenmaal andere klanten hebben. Dan heb je twee bedrijven met één administratie, en elke gezamenlijke vraag kost daarna uitzoekwerk.
Wat meestal werkt is ertussenin: vastleggen wat gelijk moet zijn omdat het het bedrijf raakt, en bewust ruimte laten waar de locatie werkelijk verschilt. Welke dingen in welke categorie vallen is per bedrijf anders, en dat is nu juist het gesprek dat vooraf gevoerd moet worden.
Wat je vooraf kunt regelen
Het goedkoopste moment is vóór de opening, omdat er dan nog geen tweede gewoonte is ontstaan. Een dag kijken naar wat er op de eerste locatie impliciet is, levert meestal een lijstje op van vijf tot tien dingen die beter expliciet kunnen zijn.
Daarna is het een kwestie van kiezen welke daarvan in een systeem horen en welke in een afspraak. Niet alles hoeft techniek te worden; een afspraak die iedereen kent is soms genoeg, mits hij ergens staat waar een nieuwe collega hem vindt.
Veelgestelde vragen
We hebben de tweede vestiging al. Is het te laat?
Nee, het is alleen meer werk. Twee werkwijzen samenvoegen vraagt keuzes die pijn doen, want iemand moet zijn gewoonte opgeven. Dat lukt beter met een derde partij die het verschil benoemt dan in een vergadering tussen de twee locaties.
Moet alles dan hetzelfde?
Nee. Wat de klant raakt en wat in de cijfers terugkomt hoort gelijk te zijn; de rest mag verschillen. Alles gelijktrekken kost veel en levert zelden iets op.
Hebben we één systeem voor beide vestigingen nodig?
Meestal wel voor de dingen die je wilt optellen, zoals klanten, orders en uren. Of dat één pakket betekent of een koppeling tussen twee, hangt af van wat er al staat.
Hoe weten we of het goed gaat?
Als een vraag over het geheel in één keer te beantwoorden is, zonder dat iemand twee locaties moet bellen.
Benieuwd wat bij jullie per locatie verschilt?
Een half uur. Geen verkooppraatje. We kijken samen naar de huidige situatie en bepalen wat een logische eerste stap is.