Een werkwijze die meeschaalt met je team
Een werkwijze is zelden ontworpen. Hij is ontstaan, in de jaren dat het bedrijf klein was en iedereen elkaar kon aanspreken. Dat is ook de reden dat hij zo goed werkte: hij paste precies bij hoeveel mensen er waren. Het schuurt pas als dat aantal verdubbelt en niemand op dat moment bedenkt dat de manier van werken meeverdubbelde in complexiteit.
Wat er precies niet meeschaalt
Alles wat op afstemming leunt. Even overleggen, even navragen, even kijken wat de ander doet: dat kost bij acht mensen bijna niets en bij vijfentwintig een groot deel van de dag. Het verdwijnt ook niet vanzelf, want het voelt als samenwerken.
En alles wat op één persoon leunt. Zolang er één planner is die alle monteurs kent, is de planning geen systeem maar een talent. Dat werkt uitstekend tot die planner op vakantie gaat of het er twee moeten worden.
- Afstemming groeit sneller dan het aantal mensen
- Talent van één persoon is geen werkwijze
- Uitzonderingen zonder vastlegging kosten per nieuwe collega opnieuw tijd
Wat je eraan verandert
Niet alles. De meeste bedrijven hebben drie of vier plekken waar het knelt en de rest werkt prima; een complete herinrichting kost precies de aandacht die er niet is en levert weerstand op bij mensen die er geen last van hadden.
Wat wel helpt is per knelpunt kiezen tussen vastleggen en wegnemen. Een stap die altijd hetzelfde gaat kan weg of automatisch. Een stap die oordeel vraagt blijft, maar hoort wel zichtbaar te zijn zodat niet iedereen hoeft te vragen hoe het ervoor staat.
Die zichtbaarheid is vaak de grootste winst. Veel afstemming bestaat alleen omdat niemand kan zien wat er al gebeurd is.
Hoe je weet of het geholpen heeft
Aan inwerktijd. Hoe lang duurt het voordat een nieuwe collega zelfstandig werkt? Dat getal zegt meer over je werkwijze dan welke beschrijving ook, want het meet of het proces buiten de hoofden bestaat.
En aan doorlooptijd bij drukte. Een werkwijze die meeschaalt wordt niet trager als het harder gaat; een die op afstemming leunt juist wel, omdat precies dan de mensen die je nodig hebt geen tijd hebben.
Veelgestelde vragen
Betekent dit meer regels?
Liever minder. Elke regel die je toevoegt moet onderhouden worden en wordt op een dag een obstakel. Een stap wegnemen is bijna altijd beter dan een stap vastleggen.
Onze mensen werken al jaren zo.
Dat is meestal een argument vóór in plaats van tegen: wat werkt houd je. Het gaat om de paar plekken waar het nu knelt, niet om wat er goed gaat.
Waar begin je?
Bij de stap waar het werk blijft liggen. Die is in de praktijk bijna altijd aan te wijzen door de mensen die er elke dag mee werken.
Hoe lang duurt zoiets?
In kaart brengen is een kwestie van weken. Wat erna komt hangt af van wat eruit komt, en soms is het antwoord dat er één afspraak verandert en verder niets.
Benieuwd waar bij jullie het werk blijft liggen?
Een half uur. Geen verkooppraatje. We kijken samen naar de huidige situatie en bepalen wat een logische eerste stap is.