Groei loopt vast op de werkwijze
Er komt werk bij, er komen mensen bij, en toch wordt de doorlooptijd niet korter. Het team rent harder en de omzet groeit, maar iedereen heeft het gevoel dat het net niet bijbeent. Dat gevoel klopt meestal: de manier van werken is gemaakt voor acht mensen en er zijn er nu twintig.
Wat er precies knelt
Een werkwijze die op afstemming draait, schaalt kwadratisch de verkeerde kant op. Bij acht mensen weet iedereen waar de ander mee bezig is omdat ze elkaar zien. Bij twintig moet dat worden georganiseerd, en als dat niet gebeurt wordt het opgevangen met overleg, appgroepen en navragen.
Inwerken is de tweede. Als het proces in hoofden zit en niet in een systeem, duurt inwerken zo lang als het duurt om alle hoofden te spreken. Dat is precies op het moment dat je de nieuwe kracht hard nodig hebt.
- Afstemming vervangt vastlegging
- Inwerken kost maanden in plaats van weken
- Niemand ziet het geheel, dus niemand kan prioriteren
Waarom harder werken het niet oplost
Omdat de rek er dan juist uit is. Een team dat al op de tenen loopt heeft geen ruimte om iets te verbeteren, dus elke verbetering wordt uitgesteld tot het rustiger wordt. Het wordt niet rustiger.
En er is een stille kostenpost: de beste mensen worden het eerst opgebruikt, want zij zijn degenen naar wie iedereen loopt met een vraag. Dat is zelden zichtbaar in een cijfer, wel in wie er vertrekt.
Waar het dan wel begint
Met kijken welke stappen er werkelijk zijn, wie ze doet en waar het wachten ontstaat. Dat is vaak onthullend, omdat de werkelijke route zelden de route is die iedereen denkt dat hij is.
Pas daarna is te zeggen wat er moet veranderen, en of dat techniek is of een afspraak. Soms is de winst dat één stap verdwijnt die er historisch in zat. Dat soort antwoorden kun je niet vooraf opschrijven.
Veelgestelde vragen
Is dit niet gewoon een kwestie van meer mensen?
Zelden. Een extra paar handen in een werkwijze die al knelt levert vaak minder op dan verwacht, omdat er ook een extra persoon bijkomt die afgestemd moet worden. Eerst kijken waar het wachten zit is goedkoper.
Moeten we onze manier van werken dan omgooien?
Nee. Meestal zijn het een paar plekken waar het knelt, en de rest werkt prima. Een complete omgooi is duur en vraagt bovendien precies de aandacht die er niet is.
Hoe merken we of het werkt?
Aan doorlooptijd en aan inwerktijd. Dat zijn twee getallen die je nu al kunt meten, en die laten zien of een verandering iets deed.
Wanneer is dit urgent?
Als groei leidt tot meer overleg in plaats van meer omzet, en als het antwoord op een vraag steeds van één persoon moet komen.
Benieuwd waar bij jullie het wachten ontstaat?
Een half uur. Geen verkooppraatje. We kijken samen naar de huidige situatie en bepalen wat een logische eerste stap is.