Digitale strategie bij 20 tot 100 medewerkers
Er is een maat waarbij het schuurt. Onder de vijftien gaat veel vanzelf omdat iedereen elkaar spreekt. Boven de honderd is er personeel voor. Daartussen zit een bedrijf dat te groot is geworden voor de ene aanpak en te klein voor de andere, en dat merkt het aan alles.
Wat er in die fase verandert
Het aantal verbindingen groeit sneller dan het aantal mensen. Bij tien collega's zijn er vijfenveertig paren die iets met elkaar moeten afstemmen, bij veertig zijn dat er bijna achthonderd. Afstemming die eerst gratis was, wordt daarmee de grootste kostenpost die niemand boekt.
Tegelijk wordt het bedrijf te duur om stil te vallen. Een dag zonder systeem was vroeger vervelend; nu staan er vijfentwintig mensen stil en schuift het werk een week op.
- Afstemming kost meer dan het werk zelf
- Uitval raakt in één keer veel mensen
- Besluiten worden uitgesteld omdat het overzicht ontbreekt
Waarom een eigen IT-afdeling zelden het antwoord is
Eén IT'er in dienst is kwetsbaar en eenzaam: hij kan niet alles, hij heeft niemand om mee te sparren, en bij vakantie ligt alles stil. Twee of drie is een afdeling, en dat is bij deze omvang een flinke vaste last.
Daar komt bij dat het werk ongelijk verdeeld is over het jaar. Een koppeling bouwen is een project van weken; daarna is er maanden niets. Vast personeel past slecht op een vraag die zo golft.
Wat dan wel
Een vaste plek voor de regie en wisselende capaciteit voor het werk. De regie moet er altijd zijn, want dat is het deel dat samenhang bewaakt. Het bouwen kan erbij komen wanneer het nodig is.
Welke verhouding daarin past verschilt per bedrijf en per jaar. Dat is ook de reden dat we beginnen met kijken en niet met een voorstel.
Wat in deze fase bijna altijd eerst moet, is keuzes vastleggen die nu impliciet zijn. Welk systeem is leidend, wie mag wat beslissen, en wat doen we bewust niet. Dat kost geen geld en scheelt het meeste, omdat het de discussies voorkomt die anders bij elk project opnieuw gevoerd worden.
Veelgestelde vragen
Wij zitten net onder de twintig man. Is dit te vroeg?
Niet per se. De maat is een vuistregel; wat telt is of je meerdere systemen hebt en of afstemming begint te knellen. Dat kan bij twaalf man ook al zo zijn.
En als we boven de honderd zitten?
Dan is er meestal al iemand in dienst voor dit werk, en is de vraag eerder hoe je die versterkt dan of je het uitbesteedt.
Moeten we eerst een strategie hebben?
Nee, een strategie is het resultaat en niet de voorwaarde. Die volgt uit wat er in kaart komt.
Wat levert de eerste stap op?
Inzicht in waar tijd en geld weglekken en een volgorde: wat eerst, wat later, wat niet. Geen rapport om in een la te leggen.
Benieuwd wat er in jullie fase het eerst moet?
Een half uur. Geen verkooppraatje. We kijken samen naar de huidige situatie en bepalen wat een logische eerste stap is.