Een sleutelmedewerker vertrekt: wat nu?
Er is altijd iemand die meer weet dan er ergens staat. De collega die weet welke klant een uitzondering heeft, hoe die ene koppeling in elkaar zit, of waarom dat bestand elke maandag moet worden gedraaid. Als die persoon opzegt, begint er een race tegen de laatste werkdag.
Wat je in de laatste weken doet
Niet alles opschrijven, want dat lukt niet en het levert een document op dat niemand leest. Begin bij wat stilvalt als hij weg is: welke handelingen doet hij die niemand anders kan, en welke daarvan gebeuren wekelijks of vaker.
Dat lijstje is meestal verrassend kort, en het is wel precies het juiste. Loop het daarna met hem door en leg per punt vast waar het gebeurt, hoe je ziet dat het goed is gegaan, en wie het overneemt. Dat laatste is het belangrijkste en wordt het vaakst vergeten.
- Welke handelingen kan alleen hij
- Hoe zie je dat het goed is gegaan
- Wie neemt het over, bij naam
Waar de verrassingen zitten
In toegang. Accounts op zijn naam, een koppeling die draait met zijn inlog, een domein dat op zijn privémail staat. Dat merk je meestal maanden later, op een onhandig moment, en dan is er niemand meer om het te vragen.
En in dingen die automatisch lijken maar dat niet zijn. Een maandelijkse export die hij elke eerste van de maand met de hand startte en waarvan iedereen dacht dat het systeem dat deed.
Wat je daarna anders doet
Dit is het moment waarop het makkelijkst te verdedigen is om kennis uit hoofden te halen, want iedereen voelt nu wat het kost. Dat venster is kort; over een half jaar is het weer theorie.
Praktisch betekent dat: zet de tien tot vijftien terugkerende dingen op de plek waar het werk gebeurt, en zorg dat accounts op het bedrijf staan en niet op een persoon. Dat is geen project maar een paar middagen, en het scheelt de volgende keer het hele verhaal.
Veelgestelde vragen
Hij vertrekt over twee weken. Is dat genoeg?
Voor het belangrijkste wel. Het lijstje van wat stilvalt is in een dag te maken, en de overdracht daarvan is te doen. Alles vastleggen lukt niet, en dat hoeft ook niet.
Hij is al weg.
Dan is het reconstrueren, en dat kost meer. Begin bij wat er misgaat en werk terug; vaak is de helft binnen een paar weken achterhaald.
Kunnen jullie dit overnemen?
Het overnemen van taken soms, het in kaart brengen altijd. Welke van de twee verstandig is hangt af van hoeveel er aan vastzit.
Hoe voorkom je dit de volgende keer?
Door kennis te laten wonen waar het werk gebeurt in plaats van in iemands geheugen, en door accounts op het bedrijf te zetten. Dat tweede kost een middag.
Benieuwd wat er bij jullie aan één persoon hangt?
Een half uur. Geen verkooppraatje. We kijken samen naar de huidige situatie en bepalen wat een logische eerste stap is.