Rekenhulp: hoeveel tijd kost handmatig werk?
Handmatige stappen zijn moeilijk te wegen omdat ze per keer bijna niets kosten. Dit is een rekenhulp die van minuten per dag een getal per jaar maakt, zodat je kunt kiezen welke stap het eerst aandacht verdient. Geen schatting van wat het oplevert, wel een eerlijke ondergrens van wat het nu kost.
Hoe je de invoer kiest
Neem één handeling tegelijk en wees precies over welke. Niet alle administratie, maar het overtypen van ordergegevens naar de boekhouding. Hoe scherper de handeling, hoe bruikbaarder de uitkomst, want pas dan weet je ook wat je ertegen zou doen.
Voor de minuten is een week bijhouden nauwkeurig genoeg. Vraag het aan de mensen die het doen en niet aan degene die het proces ontwierp; dat verschil is vaak een factor twee.
- Eén concrete handeling, geen categorie werk
- Minuten bij de uitvoerder opvragen, niet bij de bedenker
- Een week bijhouden is genoeg om te kiezen
Wat het getal niet meeneemt
De onderbreking. Een handeling van vijf minuten die drie keer per dag door iemands werk heen snijdt, kost meer dan vijftien minuten; de tijd om er weer in te komen is reëel en staat in geen enkele telling.
En de fouten. Dubbel invoeren gaat meestal goed, en de keren dat het misgaat kosten een verkeerde levering of een factuur die terug moet. Dat is per geval duurder dan een jaar aan overtypen, maar het is niet te voorspellen en hoort dus niet in een rekensom.
Wat je er daarna mee doet
Vergelijk het met de moeite om de stap weg te nemen. Dat is geen exacte som, maar de verhouding is meestal duidelijk genoeg: iets van honderden uren per jaar verdient aandacht, iets van tien uur niet.
Doe de oefening voor de vier of vijf grootste handelingen en je hebt een volgorde. Die volgorde is waardevoller dan elk afzonderlijk getal, want hij zegt waar je begint.
Reken het uit voor jullie situatie
Vul in hoeveel mensen de handeling doen en hoeveel minuten het ze per dag kost. De uitkomst is de ondergrens, want de onderbreking eromheen telt niet mee.
375 uur per jaar
Dat is ongeveer 0,23 fte.
Veelgestelde vragen
Waarom 1650 uur voor een fte?
Dat is ruwweg een werkjaar na vakantie, feestdagen en verzuim. Het is een vuistregel om het getal invoelbaar te maken, geen boekhoudkundige norm.
Mijn uitkomst lijkt onwaarschijnlijk hoog.
Dat is bijna altijd terecht, en het is precies waarom de oefening nuttig is. Controleer wel of je niet per ongeluk een hele categorie werk hebt ingevuld in plaats van één handeling.
Telt dit ook voor werk dat niemand hoeft te doen?
Nee, en dat is een aparte winst. Een stap die helemaal kan vervallen is waardevoller dan een stap die geautomatiseerd wordt, want die laatste moet daarna onderhouden worden.
Wat kost het om zo'n stap weg te nemen?
Dat hangt af van de systemen eromheen. Pas als duidelijk is waar het gegeven vandaan komt, is daar iets zinnigs over te zeggen.
Een getal gevonden waar je van schrok?
Een half uur. Geen verkooppraatje. We kijken samen naar de huidige situatie en bepalen wat een logische eerste stap is.