IT op orde na een overname
Een overname is op papier rond en in de praktijk net begonnen. Er zijn twee klantenbestanden met overlap, twee manieren van factureren, twee planningen en twee groepen mensen die ervan overtuigd zijn dat hun manier de goede is. Dat alles moet samen, terwijl de dagelijkse gang van zaken gewoon doorloopt.
Waarom het eerste jaar het lastigst is
Omdat de druk om te integreren botst met de druk om niets te laten vallen. Elke verandering raakt mensen die net onzeker zijn over hun plek, en elk uitstel maakt het verschil groter. Veel bedrijven kiezen daarom voor voorlopig allebei, en dat voorlopig duurt gemiddeld twee jaar.
Ondertussen betaal je dubbele licenties, maak je twee keer dezelfde rapportage en moet elke gezamenlijke vraag met de hand worden samengevoegd. Dat is zichtbaar in de boekhouding, maar de grotere kosten zitten in het uitzoekwerk dat niemand bijhoudt.
- Dubbele licenties en dubbele administratie
- Klanten die in beide bestanden staan, soms anders geschreven
- Geen gezamenlijk cijfer zonder handwerk
Wat als eerste moet
Weten wat er staat. Dat klinkt vanzelfsprekend en is het zelden: bij een overname komt er een landschap mee waar de nieuwe eigenaar geen kaart van heeft, met contracten, koppelingen en afspraken die alleen bekend zijn bij mensen die misschien vertrekken.
Daarna de volgorde bepalen. Niet alles tegelijk, maar beginnen bij wat de klant raakt en bij wat je nodig hebt om één cijfer te kunnen maken. De rest mag wachten, en wachten is goedkoper dan half integreren.
Wat je beter niet doet
Het systeem van de overnemende partij opleggen omdat die de overnemende partij is. Soms is dat de juiste keuze, maar dan omdat het het betere systeem is en niet omdat het de grotere is. Die nuance bepaalt hoeveel weerstand je de rest van het jaar tegenkomt.
En wachten op rust voordat je begint. Die rust komt niet; in de tussentijd groeien de twee landschappen verder uit elkaar omdat beide kanten blijven investeren in hun eigen manier.
Veelgestelde vragen
Wanneer beginnen we hiermee?
Het liefst voordat de overname rond is, al is het maar met in kaart brengen wat er meekomt. Dat kost weinig en voorkomt verrassingen die later duur zijn.
Moeten we één pakket kiezen?
Voor de dingen die je wilt optellen wel. Voor de rest kan twee prima blijven, zeker als beide bedrijven werkelijk verschillend werk doen.
Hoe gaan we om met dubbele klanten?
Dat is minder technisch dan het lijkt: iemand moet beslissen welke gegevens leidend zijn en wie dat nakijkt. Samenvoegen zonder die afspraak levert een bestand op dat niemand vertrouwt.
Wat als er mensen vertrekken?
Dan is de kennis die zij hebben het eerste wat je wilt vastleggen. Dat is ook de reden om vroeg te beginnen, want na hun laatste dag is het reconstrueren.
Benieuwd wat er bij jullie het eerst moet?
Een half uur. Geen verkooppraatje. We kijken samen naar de huidige situatie en bepalen wat een logische eerste stap is.